интервью
Как повысить эффективность и лояльность сотрудников с помощью изменения офисного пространства?
Алексей Кандидов, управляющий недвижимостью в Центральной и Восточной Европе Microsoft Corp.
Изначальная цель проекта - дать сотрудникам Майкрософта новый современный офис, удобный для работы, в котором они могли бы реализоваться, и который способствовал бы совместной командной работе и внедрению различных процессов, инноваций.
Алексей Кандидов
управляющий недвижимостью в Центральной и Восточной Европе Microsoft Corp.
- Самое главное для нас, лидеров проекта и сотрудников – заранее понять, как будет работать офис после глобальной перестройки. Потому что офис претерпел значительные изменения. Мы понимали, что сотрудники не смогут работать в новом офисе по старым законам. Поэтому самым сложным было подготовить людей - рассказать им про суть новаций и пояснить, как будет функционировать новый офис с тем, чтобы исключить недопонимания.

Изначальная цель проекта - дать сотрудникам Майкрософта новый современный офис, удобный для работы, в котором они могли бы реализоваться, и который способствовал бы совместной командной работе и внедрению различных процессов, инноваций. Проведя ремонт офиса, мы провели опрос сотрудников и получили увеличение удовлетворённости от 15 до 20%. Проект сложился успешно. Мы хотели создать офис с новыми технологиями, которым бы сотрудники гордились, который бы они с удовольствием показывали клиентам. Это были основные наши задачи.

Но если при этом получалось решить различные административные вопросы – мы были бы удовлетворены. И нам удалось решить эти вопросы. В частности, офис стал гибким: теперь он способен выдерживать увеличение количества сотрудников на 15-20%. Теперь его можно трансформировать, видоизменять.
Мы сталкиваемся с тем, что молодые поколения более технологически подкованы и оснащены. Они гораздо легче общаются с различными техническими гаджетами. Современное поколение готово оставаться в режиме онлайн почти 24 часа в сутки. В связи с этим требования к офису новой компании предъявляются несколько иные. Мы не требуем от сотрудников находиться в офисе с 9 до 18, с одной стороны. С другой стороны, когда человек может работать из автобуса, из машины, из дома, из кафе, перед работодателем встает вопрос - как сделать офис настолько привлекательным, чтобы их тянуло работать именно из этого места.

Перед нами стояли следующие задачи – чтобы сотрудники хотели работать в офисе и без проблем общаться между собой. Концепция нового офиса складывается в достаточно простую фразу: «работа – это не то место, куда ты приходишь. А то, что ты делаешь». В связи с этим претерпела изменение и сама концепция современного офиса - он должен быть максимально удобным, комфортным и представлять возможности по количеству различного рода рабочих мест, на которых бы любой человек мог с удобством для себя работать.

Главная задача - предоставить сотрудникам широчайший выбор рабочих мест, чтобы они могли по необходимости использовать все.

Теперь переходим к практике. Начнем с рассказа о технологиях. Изменения в офисе в первую очередь становятся возможными с развитием технологий. Когда 12 лет назад мы строили свой первый офис, у нас не было возможности сделать вай-фай, поэтому сотрудники были привязаны к рабочим местам. Сейчас мы дошли до таких технологий, когда сотрудник может работать из любого места в офисе. Исходя из этого, технологии позволили нам провести определённый статистический анализ, который помог сформировать концепцию офиса. У нас в головном офисе работает порядка 1000 сотрудников.

Мы задались вопросом - сколько сотрудников каждый день бывает в офисе?
И мы решили использовать контроль индивидуальных вай-фай подключений - автоматически фиксируется подключение по беспроводной связи. Таким образом по количеству подключений мы можем сказать в каждый час рабочего времени, сколько сотрудников находилось в офисе. Исходя из этого, мы увидели, что в среднем посещаемость колеблется в районе 50% от тысячи. Это не означает, что только половина сотрудников приходит в офис. Это означает, что в любой момент времени у нас 50% списочного состава, потому что кто-то мог прийти утром, кто-то вечером приехать.

Правда, в некоторые моменты в офисе находилось более 50% сотрудников. Например, по понедельникам, когда компания устраивает совещания, их посещало 700-750 человек.

Мы изначально сделали меньшее количество рабочих мест, но компенсировали недостающие рабочие места большим количеством переговорных пунктов
.

С этой целью мы на 10% сократили количество рабочих мест. Теперь в офисе не 1000 столов стоит, а порядка 650 столов. Мы компенсировали это увеличением в два с половиной раза количества переговорных комнат. Если раньше их было 60, то сейчас 140 - от больших комнат на 12-16 человек до индивидуальных кабинок.

Широкий спектр переговорных комнат позволил снять пиковую нагрузку на офис
.

В итоге офис при той же самой загрузке производит впечатление полупустого, хотя в него приходит ровно столько же сотрудников, сколько до этого.

Изменив офис, нам удалось повысить эффективность сотрудников. Вся эта схема работает только в том случае, если одновременно с увеличением количества мест и добавлением количества переговорных мы исключаем фактор индивидуальных рабочих мест. Так как когда требуется место для каждого человека - это ведет к пустующим местам, к простою мест. Если мы исключаем этот фактор персональных рабочих мест, то люди имеют возможность работать в разных местах в офисе - выбирать то место, которое им больше нравится.

Большое количество переговорных привело к тому, что люди стали больше общаться. Отсюда стало рождаться больше идей. Если человек может быстро получить консультацию или совет от коллег - это позитивно сказывается на всем процесс. А для увеличения производительности он может уединиться и, например, подготовиться к презентации. Эти факторы повлияли на увеличение производительности и эффективности сотрудников и в целом компании. Когда люди имеют возможность так неформально общаться, то гораздо быстрее решаются все рабочие вопросы. Это способствует убыстрению процессов, увеличению производительности, взаимодействия.

Это результаты двух опросов. Первый проводился до того, как мы начали переоборудовать офис. Мы спрашивали сотрудников, как они оценивают гибкость своего места, как происходит взаимодействие между ними, испытывают ли они гордость за рабочее место, нравится ли им их производительность, как они оценивают инновационность офиса, показ технологий компании Майкрософт. Следующее исследование было проведения спустя 2-3 месяца после окончания ремонта – люди должны были отдохнуть от переездов, попробовать работать в новых условиях. И мы задали им те же самые вопросы и получили рост удовлетворенности сотрудников по всем направлениям.
Были выбраны представители из разных, с которыми мы отдельно собирались и обсуждали различные идеи по интерьеру. И получали от них обратную связь - замечания, пожелания, использовали эти комментарии. Также мы обсуждали общую концепцию – какие предметы интерьера сотрудники хотят видеть в офисе. С момента начала и до воплощения в жизнь концепция претерпела много изменений. Первая концепция сотрудникам не очень понравилась. В итоге мы создали вторую концепцию, которая удовлетворила большинство. После того как мы построили этажи, были комментарии в таком духе – «какой скучный пятый этаж и какой замечательный шестой». Но в нашем случае это не критичный момент, так как, имея возможность работать в любом месте офиса, сотрудник идет работать на тот этаж, который ему нравится. Таким образом нивелируется момент антипатий к какому-либо этажу.

Мы использовали концепцию Умного дома. Большой потенциал есть у мониторинга состояния помещений. Мы сами планируем внедрить его в переговорных помещениях. Он будет мониторить температуру, присутствие людей: если переговорная не используется, бронь на нее удаляется. Разработана концепция, как это должно делаться, чтобы работа была более эффективной.

Мы изначально были за неформальный дизайн, за свободную планировку. Открытое пространство переговорными разделено таким образом, чтобы вместе не собиралось больше 12-18 работников. Это способствует звукоизоляции разных зон. И столько места достаточно для того, чтобы команды могли компактно собираться и работать.



ИТ сотрудники отвлекаются от рабочих проблем, общаются с коллегами, избавляются от нервного напряжения. восстанавливают силы именно на нашей веранде.
Наталья Шабалина
HR-директор маркетингового агентства Аction Алексей Кандидов
- У нас в компании много ИТ специалистов. И новшества нашего интерьера были во многом направлены на них, так как эти люди хотят работать в креативной обстановке и часто менять рабочие места. Мы открыли летнюю веранду на крыше. А также установили массажное кресло.

На крыше мы построили беседки и озеленили их с помощью вьющихся растений. ИТ сотрудники отвлекаются от рабочих проблем, общаются с коллегами, избавляются от нервного напряжения. восстанавливают силы именно на нашей веранде. Кроме того, мы оборудовали комнату с массажным креслом. Она называется relax room. Работники могут снять мышечные зажимы, которые формируются из-за стресса, расслабиться и со свежими силами приняться за работу. А также мы протянули на крыше гамаки, деревянные скамейки с мягкими, яркими подушками, поставили необычные полукруглые кресла. Наши ИТ специалисты очень полюбили веранду – они перемещаются с ноутбуками с места на место. А когда хотят отдохнуть, могут выпить кофе или свежевыжатый сок в специальном баре.



Мы создавали для ИТ специалистов компании многофункциональные зоны. И сделали так, чтобы сотрудники могли устанавливать температуру и освещенность
Лилит Багдасарова
Директор по персоналу компании «INO GROUP»
- Мы создавали для ИТ специалистов компании многофункциональные зоны. И сделали так, чтобы сотрудники могли устанавливать температуру и освещенность

Мы обратили внимание на опыт компании Mail.ru. В ее офисе есть многофункциональный зал, который можно легко превратить как в большую спортивную площадку для игры в мини-футбол, так и в конференц-зал на 500 мест. Мы также организовали похожие зоны. А также поменяли систему вентиляции, и сотрудники выбирают температурный режим в отдельной зоне. Любители яркого света и те, кто предпочитает полумрак, теперь комфортно себя чувствуют.

Мы создавали для ИТ специалистов компании многофункциональные зоны. И сделали так, чтобы сотрудники могли устанавливать температуру и освещенность
Лилит Багдасарова
HR-директор компании "Биглион"
Уютным и необычным наше большое пространство становилось постепенно. Первое, что у нас получилось в самом начале - это зона отдыха. Мы нашли яркий ковер в корпоративных цветах, купили цветы, икеевские шкафы, приставку Sony PlayStation - словом, минимальные финансовые затраты. Это задумывалось как место, куда сотрудники могут прийти в любое время, расслабиться, поболтать, поиграть, посидеть в интернете и т.д.

Это была первая наша фишка. И она сразу стала популярной. Со временем, когда офис расширился, она превратилась в комнату отдыха - очень большую и удобную. Тут уже мы развернулись. Сегодня здесь есть массажное кресло, теннисный стол, настольный хоккей, огромный телевизор, удобные кресла и диваны. Комната зонирована - имеются места для релакса, для бесед, для активного отдыха, выделена кухня. Словом, сделано все, чтобы можно было полноценно отдохнуть в любой форме.

Здесь мы отмечаем все праздники, корпоративы, дни рождения. Таким образом решаем еще и вопрос экологии рабочего места. Мы не едим за своими столами, не устраиваем на них праздничных беспорядков - у нас для этого есть отличное место.

Сейчас много спорят о животных в офисах. Некоторые считают, что бизнес и живность -несовместимые вещи. На самом деле многое зависит от ценностей и стиля компании. Мы попробовали - и у нас получилось. Причем мы сразу начали с очень экзотической истории - завели игуану. Ее зовут Зеленка, мы все ее любим. Она содержится на средства компании. У нее есть свои специальные приспособления, свои правила жизни, рацион, любимое место на батарее или у окна на солнышке. Она совершенно ручная, обожает, когда ее гладят. Мы все очень внимательны: если вольер пустой - значит надо смотреть под ноги, Зеленка где-то гуляет. Ветеринар сказал, что у нее хорошие, комфортные условия для жизни - и это самое главное.

В нашем офисе много уютных и неформальных уголков для общения. Здесь стоят удобные диваны и кресла. Здесь можно что-то обсудить, соблюдая конфиденциальность, если нужно, или поговорить по телефону, никому не мешая, да и просто пообщаться в удобной обстановке. Однако есть и переговорные комнаты - прозрачные, комфортные. Это уже сугубо деловые помещения. Они носят названия городов присутствия "Биглион": самая большая - Питер, рядом Москва, Екатеринбург, Хабаровск и т.д.

У нас есть даже свое кафе. То есть скучную "зону приема пищи" мы превратили в стилизованное кафе со столиками, приглушенным светом, интересным антуражем. Там есть все необходимое оборудование - два холодильника, кофемашина, посудомоечная машина. И, как настоящее кафе, это тоже место не только для трапезы, но и просто для приятного отдыха, встреч и т.д.

И мы постоянно видим, что людям все эти места очень нравятся, в них постоянно кто-то есть, они очень популярны и востребованы. Многим гораздо комфортнее решать серьезные рабочие вопросы в легкой, удобной и неформальной обстановке. Айтишники как самый креативный класс ценят ее больше всех. И мы уверены, что это намного эффективнее, чем устраивать "по-взрослому" какие-то серьезные совещания в специально отведенном строгом месте.

Для творчества нужна свобода. Люди - не роботы. Если у них нет мест для "перезагрузки", то они сами будут их искать - в коридорах, курилках и на лестничных клетках. Мы именно так и пришли к этой мысли - надо сделать так, чтобы людям было удобно. И обстановка будет формировать отношение к работе.

Дизайнера мы привлекали только на самом начальном этапе. А большую часть сделали сами. У нас работают очень талантливые, интересные и креативные люди. Мы решили что офис должен быть отражением жизни нашей компании. Чтобы пришедший в офис человек - будь то соискатель, партнер или гость - сразу понимал, что это за компания и что за люди вокруг. Наши зоны отдыха говорят, что мы заботимся о людях. Яркими цветами мы сообщаем, что мы узнаваемая, ни на кого не похожая компания. Необычные дизайнерские решения указывают на нестандартность нашего бизнеса. И мы очень стараемся и делаем огромную работу, чтобы в наших регионах были офисы, похожие на московский.

Дом - это продолжение хозяина. Мы сами придумывали свой офис, творили, он менялся вместе с нами и с компанией, это постепенный процесс, и он продолжается постоянно.


Вам понравилась эта статья?