интервью
«Как грамотно перевести сотрудников на удаленную работу»
ведущий HR-специалист компании «СёрчИнформ»
«СёрчИнформ» – ведущий российский разработчик средств информационной безопасности. Компания образовалась в 1995 году и сначала специализировалась на технологиях поиска, хранения и обработки информации, а в 2004 году начала разрабатывать решения для защиты информации. Продукты «СёрчИнформ» подходят компаниям из разных отраслей – от банковского дела до машиностроения.

Больше 7 лет назад мы встали перед проблемой: где взять разработчиков. В команде уже работали 6 программистов, и вакансии приглашали еще, но отклик был слабый и нерелевантный. В итоге мы обратились к другим рынкам и не прогадали. Сегодня «СёрчИнформ» активно практикует удаленную работу. Хотя у компании есть офисы по всей России и представительства в 12 странах, порядка 10% специалистов работают удаленно. Такой формат имеет плюсы, но я расскажу, что стоит учесть, чтобы попытка перехода не пошла прахом.
Юлия Потапова
ведущий HR
Прежде чем начать
Имейте в виду, что универсальной методики работы с распределенной командой не существует, и вам придется отрабатывать собственную: искать решения, ошибаться и совершенствовать процессы. Чей-то хороший опыт может быть неэффективным или даже пагубным для вас, ведь все диктует специфика работы. В нашем случае эксперимент длился год. Все это время менеджеры оттачивали технологию работы, время от времени сталкиваясь с проблемами. Только затем мы стали расширять штат удаленных сотрудников по уже проработанной схеме. Так что, прежде чем решаться на новый формат, взвесьте, может ли ваша компания позволить себе эксперимент и некоторое время работать не с максимальной отдачей.
Создайте условия для работы
1. Инструменты

Вместо рабочего пространства со столом и креслом, придется скрупулезно выверить перечень нужных для работы инструментов. Среди них:

· Таск-менеджер для управления задачами.

· CRM-система для управления взаимоотношениями с клиентами (Битрикс и т.д.).

· Инструменты для взаимодействия с командой (почта, мессенджеры и др.)

· Инструменты для подключения к сетевым ресурсам (TeamView и др.)

· Сервисы для проведения вебинаров (webinar.ru и др.)

Перечень напрямую зависит от специфики работы удаленного специалиста. В нашем списке были еще багтрекинговая система, подключение к общей среде разработки и программа интернет-телефонии.

2. Хранение корпоративной информации и доступ

Разбросанные по стране сотрудники должны свободно обращаться к нужной информации. Но, учитывая конфиденциальность, в интересах компании – позаботиться, чтобы этот доступ был безопасным, и настроить VPN-подключение.

Еще важнее определиться, где хранить данные: использовать удобные и доступные облачные сервисы или обзавестись собственным сетевым хранилищем. В первом случае, вы будете хранить данные на чужих серверах, разбросанных по разным регионам, как и ваша команда. Если один из серверов «ляжет» – вы и не заметите проблемы: ее решит служба поддержки облачного сервиса. Сетевое же хранилище – собственный сервер, эксплуатация которого стоит дороже и требует поддержки специалиста (а для бесперебойности работы лучше, чтобы серверов было несколько). Это затратнее, но вы будете уверены, что коммерчески ценные данные – внутри компании и доступ к ним ограничен. Для многих организаций это принципиально.

Отсутствие офиса и начальника поблизости расслабляет. А холодильник с телевизором усугубляют. Сможет ли человек самоорганизоваться в таких условиях?
Вопрос цены/ Что почем
Диапазон цен широк и зависит от многих нюансов, но давайте на контрасте: реализация сетевого хранилища при помощи популярных устройств Synology объемом в 16 Тб обойдется примерно в $2500-$3000. Для сравнения аренда такого же пространства в облаке – например, в Google Диске – будет стоить порядка $200 в месяц. Мы – как производитель систем для защиты бизнеса – облачным технологиям не доверяем. Хотя они вполне подходят организациям, чьи бизнес-процессы не чувствительны к конфиденциальности информации.

Таск-трекер, ERP-система, CRM-система у наc самописные. Но на рынке их огромное количество, от Microsoft с гигантской стоимостью и безграничными возможностями (Axapta – 150 000$) до самой известной CRM-системы Terrasoft. Если вы точно понимаете, что вам нужно, то определенно найдете вариант под свой бюджет.

Введите регламент и контролируйте рабочее время
Отсутствие офиса и начальника поблизости расслабляет. А холодильник с телевизором усугубляют. Сможет ли человек самоорганизоваться в таких условиях?

Мы еще на собеседовании даем понять, что удалённая работа почти не будет отличаться от офисной: обычно рабочий день с 9-00 до 18-00, час на обед, зарплата на карточку. За нарушения – санкции. Сотрудник не должен ощущать себя обособленным. Задача работодателя – помочь и так наладить взаимодействие в команде, чтобы люди ощутили себя в единой рабочей среде.

Для проверки соблюдения регламента понадобится система учета рабочего времени. Такие программы анализируют, сколько и над чем люди работают, в каких программах и приложениях, чем занимаются в интернете. Отчеты помогают отслеживать нарушения и оценивать эффективность работы. Так вы будете объективно понимать, приносит ли специалист ту пользу для компании, которой вы от него ожидали.

Мы контролируем дисциплину всех сотрудников с помощью собственной системы учета рабочего времени. Если опыта применения таких инструментов нет, подскажу несколько принципиально важных критериев выбора:

· Разнообразие отчетов. Многие системы показывают картину занятости слишком общо: во сколько включил и выключил компьютер, сколько времени был активен. Но человек мог пить кофе, включив ноутбук, или проявлять активность не по работе. Отчёты должны давать достаточно информации для оценки полезности специалиста.

· Сильная аналитика. Например, одни программы просто отслеживают посещенные сайты – и после вы долго разбираете эти списки «вручную». А другие категоризируют автоматически – и объясняют, что один сотрудник 20% времени «ходил» по новостным ресурсам, а другой то же время читал профлитературу. Их эффективность будет отличаться, и с хорошей аналитикой вы сможете это учесть.

· Возможность усилить контроль. С некоторых систем учета можно перейти на DLP-системы, которые не только проконтролируют дисциплину, но и защитят бизнес от утечек. Переход дастся проще, поскольку вы уже частично знаете продукт, и гораздо дешевле.

Удаленная работа имеет два неоспоримых плюса: возможность нанимать компетентных и хорошо мотивированных специалистов независимо от их местоположения и при этом не увеличивать расходы на аренду и офис.
Синхронизируйте рабочие часы коллег
Работа над одной задачей из разных часовых поясов может вылиться в простои. Если рабочий день у специалистов начинается в разное время, реакция так или иначе будет отложенной, но это можно контролировать. Мы позаботились о том, чтобы графики коллег пересекались минимум на 4 часа. В это время они строго на связи и оперативно реагируют. Кроме того, отделы предусмотрительно планируются и руководители следят, чтобы у каждого члена команды были задачи «наперед» и ясные приоритеты.
Позаботьтесь о безопасности
Клиентские базы, финансовая информация, уникальные разработки и даже просто знание внутренних процессов – все это ценная информация, наверняка интересная третьим сторонам. Например, конкурентам – чтобы вас обойти. А значит, сотрудники, имеющие доступ к таким секретам фирмы, – по умолчанию потенциальная угроза. Они могут использовать информацию в корыстных целях или сливать ее в результате шантажа. В любом случае обнаружить мошенничество за пределами корпоративной сети очень сложно. Этот риск также закрывается с помощью специальных программ – DLP-систем. ПО устанавливается на компьютеры удаленных сотрудников и контролирует каналы передачи информации. Так компания видит, что происходит с ее данными, а в случае нарушения политик безопасности получает оповещение. Задача DLP – предотвратить утечку, но возможности некоторых продуктов шире и позволяют пресекать разные виды мошенничества.

Мы используем собственную DLP-систему. Для тех, кто соберется попробовать такой инструмент, подскажу несколько критериев выбора:

· Количество контролируемых каналов.

· Аналитические возможности.

· Надежность и скорость работы системы.

· Наличие, качество и быстрота реакции техподдержки.

· Экспертиза, опыт и надежность вендора.

· Цена и стоимость владения системой.

Результат
Забегая вперед, скажу, что после разработчиков мы перевели на удаленку тестировщиков и окончательно закрепили такой формат работы. Но все же к эксперименту следует подходить осторожно. Кроме вопросов контроля и безопасности, тут остро стоит вопрос мотивации и управления персоналом. Распределенной команде нужен сильный менеджмент, чтобы каждый удаленный специалист чувствовал себя частью коллектива. Незнание того, что стоит за аватарами коллег в мессенджерах и чем в глобальном смысле полезна та или иная работа, демотивирует. Задача менеджера – объединить разрозненный коллектив, контролировать настроения и по возможности все же устраивать очные встречи. Мы, например, каждое лето организуем выездной корпоратив, куда приглашаем всех сотрудников независимо от региона. Что касается офисных плюшек, которых лишены «домашние» специалисты, – они успешно компенсируются зарплатой, выше средней по их региону.

Если подводить итог, то удаленная работа имеет два неоспоримых плюса: возможность нанимать компетентных и хорошо мотивированных специалистов независимо от их местоположения и при этом не увеличивать расходы на аренду и содержание офисов. Если подойдёте к организации удаленной работы серьезно, опыт наверняка будет положительным.

Made on
Tilda